Nel mondo moderno in cui siamo immersi, ogni giorno emergono nuove tecnologie e dispositivi, mentre altri diventano superati e cadono in disuso. Nonostante il rapido cambiamento, alcune tecnologie restano robuste e durature nel tempo, come accade con l’email. Introdotta nel 1971, molti anni prima della diffusione di internet, l’email si adegua alle evoluzioni del suo tempo e persiste con tenacia.
Quasi tutti i dispositivi con connessione a Internet attualmente forniscono la possibilità di leggere le e-mail, dai dispositivi più convenzionali come i computer desktop e i notebook, fino alle più recenti versioni di smartphone, tablet, smartwatch e molti altri.
L’email è uno dei principali strumenti di comunicazione diretta utilizzati oggi, soprattutto in ambito lavorativo. È importante quindi selezionare con cura l’indirizzo email da utilizzare per scopi professionali, poiché esso può influenzare l’impressione iniziale prima che il messaggio venga letto, determinando la ricezione o la mancata risposta da parte di un potenziale cliente o datore di lavoro. Assicurarsi di utilizzare l’email in modo professionale può fare la differenza nella vostra comunicazione.
Leggi inoltre: Guida completa su come creare un indirizzo email professionale.
Forniremo una risposta a tale articolo.
- Suggerimenti utili per la selezione dell’indirizzo email ideale.
- Utilizzo del nome completo nella casella di posta elettronica
- Per le imprese: comunicazioni via email interne.
- Cosa bisogna evitare quando si seleziona il proprio indirizzo.
- Consiglio aggiuntivo per lasciare una buona impressione.
Suggerimenti efficaci per selezionare l’indirizzo email.
Se dovessimo dare un consiglio a chi sta creando un indirizzo email, diremmo di scegliere uno che sia il più semplice possibile da capire. Immaginatevi a dover comunicare il vostro indirizzo email a qualcuno al telefono: sarebbe immediatamente compreso o dovreste scriverlo? Se avete un nome o cognome insolito, potreste già prevedere di doverlo scrivere, poiché in quel caso non c’è molto margine di confusione. Tuttavia, seguire alcune buone pratiche può aiutare a rendere più semplice la comprensione e a dare una buona impressione.
Scelta 1: Impiegare esclusivamente il nome.
Spesso, se si ha un indirizzo email professionale con il proprio dominio (come ad esempio mydominio.com.br), si può utilizzare solo il proprio nome nell’email. Questa scelta offre il vantaggio di rendere l’email facilmente comprensibile, poiché il formato sarà name@meudominio.com.br, generando probabilmente un indirizzo breve e facile da ricordare.
Può essere vantaggioso optare per questa scelta, specialmente se il dominio è utilizzato esclusivamente da voi o da un ristretto gruppo di persone. Se state utilizzando un servizio di posta elettronica gratuito o se la vostra organizzazione conta molte persone, è consigliabile considerare la seconda opzione.
Se non hai ancora un dominio, ma sei interessato ad acquistarne uno, consulta l’elenco delle principali aziende di registrazione di domini.
Scelta 2: Impiegare il cognome e la struttura del nome.
Se si tratta di un’azienda o di un’organizzazione con un elevato numero di dipendenti, è consigliabile utilizzare la combinazione del nome classico seguito dal cognome (esempio: carlosroberto@dominio.com) per l’indirizzo email. Questa scelta evita conflitti nel momento in cui due persone con lo stesso nome cercano di creare i propri account email, aumentando così la chiarezza e l’efficienza della posta elettronica. L’inclusione del cognome nell’indirizzo email risolve questo problema, poiché è improbabile che due persone abbiano lo stesso nome e cognome all’interno della stessa azienda o organizzazione.
Questa regola vale anche per chi usa un servizio di posta elettronica gratuito come Gmail o Outlook/Hotmail. Se non riesci ancora a ottenere il formato nome e cognome, scegli l’opzione 3.
Scelta 3: Individuazione di differenze nel formato dei nomi e dei cognomi.
Se si usa un servizio di posta elettronica gratuito come Gmail, potrebbe non essere sempre possibile ottenere un nome utente comprensivo di nome e cognome. In tal caso, potrebbe essere necessario includere ulteriori informazioni per trovare un indirizzo email disponibile. Una soluzione potrebbe essere utilizzare il nome completo o abbreviato nell’indirizzo email. Ad esempio, João Roberto da Silva potrebbe avere l’indirizzo email joaorsilva@gmail.com o joaorobertosilva@gmail.com. Oppure, si potrebbe provare a invertire il cognome e il nome, come silva.con.
Invece, è possibile utilizzare il proprio nome per creare un indirizzo email professionale, come ad esempio: joao.roberto.dentist@gmail.com. Questo metodo permette di mantenere un’immagine professionale anche utilizzando servizi gratuiti come Gmail o Outlook.
Per le imprese: redigere messaggi di posta elettronica per ciascun reparto.
Molte aziende adottano la pratica di creare e-mail specifiche per i vari reparti aziendali, oltre alle e-mail personali dei dipendenti. Questo permette una maggiore precisione nel targeting delle comunicazioni via e-mail, in quanto i messaggi inviati a un indirizzo di reparto possono essere ricevuti da più destinatari e evita complicazioni in caso di cambiamenti di personale all’interno del team.
Quindi, un neoassunto potrebbe gestire il precedente account e, soprattutto, i contatti che interagiscono con l’azienda tramite quell’indirizzo email non dovranno essere informati del cambio di posta (poiché la comunicazione proseguirà invariata). Una possibile alternativa a questo approccio è l’utilizzo della funzione catch-all o di un indirizzo email alternativo (alias).
Pertanto, se possiedi un sito web, ti consiglio di creare un indirizzo email come contact@tuodominio. Se gestisci un’azienda, anche di piccole dimensioni, sarebbe opportuno creare indirizzi email dedicati per vari dipartimenti, come ad esempio finanziario@la tua azienda.it o supporto@la tua azienda.it.
Se non possiedi ancora un fornitore, puoi esaminare la nostra gamma di servizi e-mail professionali. In alternativa, potresti considerare l’utilizzo di un servizio gratuito come Zoho Mail, a patto di avere un dominio registrato. Anche se presenta alcune restrizioni, potrebbe rappresentare una valida opzione. Scopri come creare un indirizzo email gratuito o consulta la nostra recensione sui piani a pagamento di Zoho Mail.
Se non hai un dominio personale, ma devi creare un’email per la tua azienda, puoi provare a utilizzare il nome dell’azienda nell’indirizzo email, come ad esempio petshopcaesegatos@gmail.com.
Cosa non fare quando si seleziona il proprio indirizzo email.
Come già evidenziato, non sempre è possibile ottenere l’indirizzo email desiderato e potrebbe essere necessario cercare alternative disponibili per la registrazione, soprattutto quando si utilizzano servizi di posta elettronica gratuiti. Oltre ai consigli precedenti, è fondamentale evitare pratiche scorrette che potrebbero influenzare l’impressione generale del proprio indirizzo email e causare problemi di compatibilità con diversi servizi di posta e ricezione.
Esaminiamo le cose da non fare quando si crea il proprio indirizzo email.
- Evitare di utilizzare numeri nelle email, a meno che non siano parte del nome o se strettamente necessario per motivi specifici, come nel caso di un numero nel nome del business. È consigliabile limitare l’uso dei numeri e preferire numeri minimi, poiché le email contenenti molti numeri potrebbero essere considerate spam o tentativi di frode in alcune aziende. Questo perché gli script spesso generano email fasulle con sequenze numeriche per lo spam.
- Riscrivi il testo senza utilizzare accenti – Molti servizi di posta elettronica riscontrano difficoltà nell’elaborare indirizzi email con accenti, quindi è meglio evitarli del tutto. Non modificare la parola stessa, semplicemente usare la versione non accentata corrispondente (per esempio: leone.silva@dominio.com anziché leonè.silvà@dominio.com).
- Evitare l’uso di simboli o caratteri speciali poiché alcuni fornitori di posta elettronica potrebbero non consentirne l’utilizzo, accettando solo lettere e numeri.
- Evita di includere quartieri o città nelle tue email, come ad esempio evitare l’utilizzo di modelli come joaocopacabana@gmail.com, poiché potrebbe risultare incoerente se si dovesse cambiare regione in futuro. Questo tipo di formato dà anche un’impressione non professionale alla tua email.
Guarda anche: Google Workspace oppure Microsoft 365: quale suite di applicazioni è la migliore?
Un dominio proprio crea una positiva impressione aggiuntiva.
Per concludere, vorrei sottolineare che se sei un libero professionista o gestisci un’azienda, dovresti valutare l’opportunità di registrare un dominio personalizzato, anche solo per utilizzarlo per l’invio di email. Un indirizzo come silva@ssadvogados.com dà un’impressione molto più professionale rispetto a uno come paulo.avvocato.copacabana@gmail.com.
In Brasile, diverse imprese si occupano della registrazione dei domini e offrono anche servizi di posta elettronica professionale. Sorprendentemente, i costi sono inferiori alle aspettative: un dominio nazionale può costare circa R $ 40 all’anno, mentre il servizio di posta elettronica professionale è disponibile a meno di R $ 6 al mese per account e-mail.
Riassunto delle finali considerazioni.
Come è stato precedentemente illustrato, la scelta di un indirizzo email appropriato può avere un impatto significativo sulla vostra comunicazione professionale, pertanto è consigliabile dedicare del tempo alla creazione di tale indirizzo.
Se desideri utilizzare un indirizzo email professionale per te stesso o per la tua azienda, consulta la nostra lista dei principali fornitori di servizi di posta elettronica professionale.
Hai bisogno di assistenza o hai domande da fare? Lascia un commento e saremo felici di aiutarti! 😊
Data di pubblicazione: 06/04/2016 (ultima modifica il 25/04/2025)
